为规范保健食品、化妆品的生产经营行为，保证保健食品化妆品的质量安全，保障消费者健康，灌云县药监局要求全县保健食品化妆品生产经营企业要建立“四个档案”,提升规范管理水平。
    一是建立人员档案，包括保健食品化妆品从业人员资质证书、健康体检、学习培训、继续教育证书等材料；
    二是建立资质档案，收集整理生产企业或供应商的《营业执照》和《许可证》、产品注册批准证书、卫生许可批件、备案凭证、检验报告书等资质材料；
    三是建立票据档案，索取正式销售发票及相关凭证，注明保健食品化妆品的名称、规格、数量、生产日期/批号以及生产企业或供应商的名称等、建立验收、销售记录等，分类装订；四是建立监管档案，要将保健食品化妆品监管部门的监管记录、下发的文件、执法文书等保管存放。